Microsoft 365 backup

Waarom een back-up van Microsoft 365 cruciaal is: bescherm jouw data

Veel bedrijven maken gebruik van Microsoft 365 om hun productiviteit te verbeteren. Maar hebben deze bedrijven echt controle over hun data? Veel mensen denken ten onrechte dat Microsoft volledig verantwoordelijk is voor de bescherming van deze gegevens. In werkelijkheid richt Microsoft zich vooral op het beheren van de Office 365-infrastructuur en beschermt het standaard alleen tegen systeem- of hardware storingen. Back-ups zijn ontzettend belangrijk vanwege de vele risico’s die je data loopt. Denken dat Microsoft voor de back-ups zorgt, kan ernstige gevolgen hebben als deze verantwoordelijkheid wordt verwaarloosd.

Microsoft 365 biedt beperkte bescherming

Microsofts beleid voor gegevensbeheer geeft aan hoe lang klantgegevens in Microsoft 365 bewaard blijven na verwijdering. Dit beleid geldt voor gegevens uit Microsoft 365-apps zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, SharePoint en Teams, maar ook voor wachtwoorden, certificaten, versleutelingssleutels en opslagcodes.

In geval van onbedoelde of kwaadwillige verwijdering wordt data maximaal 30 dagen bewaard. Je zult misschien verbaasd zijn te horen dat als deze data (of gebruikersaccount) wordt verwijderd, de data slechts maximaal 30 dagen bewaard blijft. Volgens Microsoft zijn er over het algemeen twee scenario’s waarin klantgegevens worden verwijderd:

1. Actieve Verwijdering: Dit gebeurt wanneer een gebruiker of beheerder gegevens verwijdert of een beheerder een gebruiker verwijdert (samen met alle gegevens).
2. Passieve Verwijdering: Wanneer het abonnement van de gebruiker eindigt.

Als een betaald abonnement eindigt of wordt beëindigd, bewaart Microsoft klantgegevens die zijn opgeslagen in Microsoft 365 voor 90 dagen. Na deze 90 dagen wordt het account uitgeschakeld en worden alle klantgegevens verwijderd, waardoor deze commercieel onherstelbaar zijn.

Waarom je een externe back-up nodig hebt

Met de toename van thuiswerken loopt data een groter risico om verloren te gaan door onvoldoende back-ups, verlies of diefstal van een apparaat of gebrek aan beveiliging en bescherming tegen bedreigingen bij het werken buiten het beveiligingsplatform van de organisatie. Verlies van belangrijke data kan ernstige negatieve gevolgen hebben voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, productiviteit en naleving van regelgeving. Als voorzorgsmaatregel is het essentieel om meerdere kopieën van cruciale data te bewaren die hersteld kunnen worden vanaf een recente back-up in geval van onbedoelde verwijdering.

Hier zijn de belangrijkste redenen waarom je Microsoft 365-data moet back-uppen:

1. Per ongeluk verwijderen: Ongelukken gebeuren, en bijvoorbeeld, Microsoft 365-gebruikers kunnen soms per ongeluk worden verwijderd. Dit verwijdert ook hun OneDrive en mailbox en dit wordt over het hele netwerk gerepliceerd. Microsoft’s standaard herstel biedt alleen beperkte bescherming tegen dataverlies. Dit kan een simpel herstelproces veranderen in een groot en vrijwel onherstelbaar probleem zodra de geo-redundantie retentieperiode voorbij is, waardoor die gebruikersdata voor altijd wordt verwijderd.
2. Externe beveiligingsbedreigingen: Virussen en malware, zoals ransomware, richten ernstige schade aan bij organisaties en komen steeds vaker voor. Niet alleen staat de reputatie van je bedrijf op het spel, maar ook de privacy en veiligheid van je eigen en klantengegevens. Hoe vallen deze externe bedreigingen aan? Ze proberen je bedrijf binnen te dringen via e-mails en bijlagen. Hoewel het opleiden van personeel om deze bedreigingen te herkennen cruciaal is voor de veiligheid van je bedrijf, is dit verre van waterdicht. Hoe groter je bedrijf, hoe groter het risico, en het is vrijwel onvermijdelijk dat iemand binnen je bedrijf ten prooi valt aan een van deze trucs door op een schadelijke link te klikken, waardoor talloze gegevens in gevaar komen.
3. Interne beveiligingsbedreigingen: Bij het denken aan beveiligingsbedreigingen denk je waarschijnlijk aan virussen, maar een studie van TESSIAN heeft aangetoond dat nalatige medewerkers de meest voorkomende oorzaak zijn en verantwoordelijk zijn voor 62% van alle incidenten. Binnen een snelgroeiend bedrijf verandert voortdurend wie toegang heeft tot bestanden en contacten, wat het moeilijk maakt om toezicht te houden op degenen die je het meest vertrouwt. Microsoft kan niet weten of een gewone gebruiker of een ontslagen werknemer probeert cruciale bedrijfsgegevens te verwijderen voordat ze vertrekken. Daarnaast kunnen veel gebruikers onbewust cyberrisico’s creëren door zwakke en onbetrouwbare wachtwoorden te gebruiken of geïnfecteerde bestanden te downloaden.
4. Juridische en compliancevereisten: In de meeste gevallen waarin juridische stappen nodig zijn, kun je dit niet plannen, maar het moet wel mogelijk zijn om e-mails, bestanden of andere soorten gegevens terug te halen. Microsoft heeft enkele ingebouwde waarborgen, maar dit zijn geen robuuste back-upoplossingen die je bedrijf beschermen tegen juridische problemen. Als oude e-mails of documenten bijvoorbeeld worden verwijderd en later nodig zijn voor juridische stappen, zou het zonder een sterke back-upoplossing onmogelijk zijn om ze te herstellen, wat je bedrijf zou kunnen beletten om aan zijn juridische verplichtingen te voldoen.
5. Gaten in retentiebeleid: Beleid evolueert voortdurend, inclusief retentiebeleid dat steeds moeilijker bij te houden en te beheren is. Office 365 biedt betaalde back-upprocedures, maar deze zijn beperkt en nog steeds erg situationeel, waardoor er voldoende ruimte is voor dataverlies. Office 365 heeft beperkte back-upprocedures die slechts tegen bepaalde soorten dataverlies beschermen en zijn niet bedoeld als allesomvattende back-upoplossing.

Onze backup oplossing

Hoewel Microsoft 365 veel biedt, is een uitgebreide databack-up daar niet een van. Als je geen externe provider voor je externe back-up gebruikt, ligt de verantwoordelijkheid voor het beheren en onderhouden van je data en de back-upoplossing bij jou. Dit betekent dat je dagelijks moet controleren of alles goed werkt, ervoor moet zorgen dat software constant wordt bijgewerkt en zowel lokale als externe back-ups moet implementeren voor het geval er een brand, overstroming of andere natuurramp plaatsvindt. Veel bedrijven besteden hun tijd liever aan de kern van hun bedrijf en kiezen ervoor om samen te werken met een betrouwbare dienstverlener zoals Entrust IT.

Na het doornemen van de bovengenoemde risico’s en met een studie van Primed die aangeeft dat 76% van de Office 365-data niet wordt geback-upt, is het duidelijk dat Microsoft 365-databeheer een groeiend probleem is waar bedrijven rekening mee moeten houden. Wij geloven dat onze BackupIT-aanpak, die gebruikmaakt van moderne cloudoplossingen, het perfecte antwoord is op je datazorgen. Cloudback-up betekent het back-uppen van gegevens van je werkstation of server naar een veilig entrust IT-datacentrum via je internetverbinding. Dit betekent dat je gegevens veilig blijven als je kantoor te maken krijgt met een brand, overstroming, diefstal of een van de andere genoemde risico’s.

Daarnaast kunnen we een Online Backup Manager bieden waarmee je back-ups op specifieke tijden kunt plannen of automatisch bestanden kunt laten back-uppen zodra er wijzigingen worden aangebracht. Op deze manier is je bedrijf op alle gebieden gedekt in geval van een primaire data-uitval. Onze zakelijke cloudback-updienst maakt gebruik van cloud computing om een externe opslagoplossing te creëren met bijna geen hardwarevereisten, wat het geschikt maakt voor organisaties van elke omvang.

Klinkt dit als een oplossing die je bedrijf ten goede zou komen en je dataproblemen zou wegnemen? Neem dan gerust contact op.